Datenschutzhinweise für Kunden

Was ist nach der EU-DSGVO zu beachten? 

Die Datenschutzgrundverordnung verlangt für jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Name, Vorname, Adresse) eine Rechtsgrundlage. Im Rahmen einer Beauftragung durch Sie ergibt sich die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. (b).

Das bedeutet, dass sich die Rechtsgrundlage, um Ihre Daten verarbeiten zu dürfen, bereits aus dem Gesetz ergibt, um den Vertrag zu begründen und auszuführen.

Zusätzlich haben wir bei Ihnen eine Einwilligungserklärung nach Art. 6 Abs. 1 lit. (a) eingeholt.

IM FOLGENDEN MÖCHTEN WIR IHNEN ERLÄUTERN, WIE WIR IHRE DATEN VERARBEITEN.

Zuständig als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist

Sarahs Workplace
c/o BI-Advisory
Flakenseeweg 48
15537 Erkner

Vertreten durch: Sebastian Insten

E-Mail: info@sarahs-workplace.de

WIE ERFOLGT DIE DATENVERARBEITUNG IM EINZELNEN?

Damit Sie sich ein Bild von der Datenverarbeitung unserer Prozesse verschaffen können, sollen Sie im Nachfolgenden u.a. erfahren, 

• welche Arten von Daten wir von Ihnen verarbeiten
• wie und zu welchen Zwecken wir die von Ihnen übermittelten Daten verarbeiten und
• welche Rechte Sie haben.

Sollten Sie zu gewissen Punkten dieser Informationen Fragen haben, stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

Die nachfolgenden Informationen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben von Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Nachfolgenden „DSGVO“).

Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Datenminimierung. 

Das bedeutet, dass wir nur die Daten, die wirklich notwendig sind, um Ihren Auftrag professionell durchführen zu können über Microsoft Office verarbeiten.

Durch das Benutzen dieses Dienstes werden Daten an 

Microsoft Office in die USA übertragen. 
Diese Funktionen werden angeboten durch Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. 

Dieses Unternehmen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Datenübertragung in die USA wird derzeit als ausreichend sicher betrachtet.
Weitere Informationen erhältst Du in der Datenschutzerklärung von Microsoft: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. 
Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit Microsoft abgeschlossen. 

FÜR DIE ERSTELLUNG VON ANGEBOTEN UND RECHNUNGEN NUTZEN WIR DEN DIENST VON LEXOFFICE 

Der Dienst wird von Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9
79111 Freiburg angeboten und wir haben dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO mit Haufe-Lexware GmbH & Co. KG geschlossen.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Haufe-Lexware GmbH & Co. KG unter https://www.lexoffice.de/datenschutz/. 
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S.1 b) DSGVO.

FÜR DIE KOMMUNIKATION PER E-MAIL NUTZEN WIR DEN DIENST OUTLOOK 

Der Dienst wird von Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA angeboten und wir haben dazu einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO mit Microsoft Corporation geschlossen.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S.1 b) DSGVO.

BESPRECHUNGEN ÜBER ZOOM 

Für die Durchführung von Besprechungen benutzen wir die Dienste von Zoom.

Der Dienst Zoom wird von der Zoom Video Communications Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA (nachfolgend „Zoom“) erbracht. 

Dieses Unternehmen ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Datenübertragung in die USA wird derzeit als ausreichend sicher betrachtet.
Weitere Hinweise finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Zoom unter https://zoom.us/de-de/privacy.html
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S.1 a) DSGVO (Einwilligung wurde erteilt). 

Folgende Daten werden von Ihnen erhoben:

• Vor- / Nachname
• Straße, PLZ, Ort, Land
• Telefon / Handy
• E-Mail
• ggf. Soziale Netzwerkprofile (Facebook, Instagram, XING)
• Buchhaltungs- und Property Management Daten 

ZWECK DER VERARBEITUNG IHRER DATEN 

Die Daten, die Sie uns im Rahmen des Auftrages mitteilen, werden von uns grundsätzlich nur zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken verarbeitet:

• Rechnungsstellung / Steuerberater Weiterleitung der Rechnung
• Weihnachtskarten
• E-Mail-Nachrichten und ggf. Post-Sendungen 
• Telefonate 
• Kalendereinträge und Termineinladungen
• Werbung im Rahmen des Newsletters

DAUER DER DATENSPEICHERUNG

Wie aufgezeigt, verarbeiten wir Ihre Daten grundsätzlich nur zum Zwecke der Durchführung Ihres Auftrages. 

Das bedeutet, dass wir, wenn dieser Zweck erreicht ist, Ihre Daten wieder löschen, es sei denn, dass Sie einer längeren Speicherung zugestimmt haben, oder es aus steuerlichen, handelsrechtlichen oder sonstigen Gesetzen eine Aufbewahrungspflicht gibt.

IHRE RECHTE ALS SOG. „BETROFFENER“

Da wir, wie aufgezeigt, Ihre Daten verarbeiten, stehen Ihnen uns gegenüber auch entsprechend Rechte als Betroffener zu, außer diese sind von Gesetzes wegen eingeschränkt bzw. ausgeschlossen. 

Dieses sind insbesondere die nachfolgend aufgeführten Rechte:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine etwaig erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dieser Widerruf bezieht sich jedoch nur auf die zukünftige Datenverarbeitung. Die Rechtmäßigkeit der auf dieser Rechtsgrundlage beruhenden Verarbeitungen wird davon nicht berührt.
• gemäß Art. 77 DSGVO Dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder die unseren Unternehmens wenden.

DIE FÜR UNSER UNTERNEHMEN FÜR DEN DATENSCHUTZ ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE IST:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg

Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 03 32 03/356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de

Uns ist es ein großes Anliegen, Sie bzw. Ihre Daten so gut wie möglich zu schützen. Aus diesem Grund haben wir Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten im Rahmen der Möglichkeiten vor unberechtigter Kenntnisnahme zu bewahren (vgl. Art. 32 DSGVO).

Wir haben diesbezüglich die unserer Ansicht nach geeigneten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter auf Ihre Daten vorzubeugen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und bei Bedarf verbessert.

AKTUALITÄT UND ÄNDERUNG DIESER INFORMATION

Die vorliegende Information ist aktuell gültig und hat den Stand August 2024.

Aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben oder aufgrund geänderter Verarbeitungsbegebenheiten kann es notwendig werden, etwaige der vorliegenden Informationen zu ändern. Ich werden Sie dann darüber informieren.